Cycle de vie des documents issus des marchés publics : appliquez le référentiel !

Le gouvernement, par la voix du délégué interministériel aux archives de France, a publié un référentiel de conservation des documents issus des marchés publics.

En effet, le plan de transformation numérique de la commande du ministère de l’économie et des finances pour la période 2017-2022 définit 5 axes sur lesquels déployer les actions qui permettront d’accélérer et de sécuriser la dématérialisation des marchés publics.

L’archivage constitue un des axes majeurs d’application de ce plan.

L’objectif du référentiel est la mise en place et la promotion d’un archivage sûr. Il a été élaboré à destination de chaque ministère en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives. Il incombe aux ministères de l’adapter à leur propre contexte pour une application effective et adaptée.  

Ce référentiel donne des préconisations de sélection et de conservation des documents des marchés publics, tout en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et contextuelles sur le sujet.

Le référentiel est divisé en 4 parties.

La première partie a trait aux notions réglementaires liées à l’archivage, à savoir la définition des archives publiques, la durée de conservation des documents, la notion de sort final ainsi que la valeur juridique des écrits électroniques.

La deuxième partie porte sur les durées de conservation préconisées. Le référentiel recommande ainsi, d’une part, d’appliquer au minimum à tous les dossiers les durées d’utilité administratives (DUA) afin de pallier les risques juridiques relevant des règles de la commande et de la comptabilité publiques. D’autre part, il préconise d’envisager, au cas par cas, un allongement des durées de conservation pour répondre aux risques spécifiques liés à la nature, à l’objet ou au contexte du marché.
Par exemple, les délais de prescription pénale ayant doublé, passant de 3 à 6 ans pour les délits et de 10 à 20 ans pour les crimes, une prise en compte de ce changement est nécessaire. Ainsi, il peut être envisagé d’allonger les durées d’utilité administrative et de conserver les documents du marché durant le temps correspondant à celui de du délai de prescription pénale afin de se prémunir contre les risques de poursuite liés au processus des marchés publics.   

La troisième partie traite du sort final des documents à l’issue de la durée de conservation résultant de la politique de collecte du service public d’archives compétent. Ainsi, cette politique peut avoir pour objectif de documenter le processus des marchés publics tel qu’exercé par l’institution ou la collectivité en conservant les documents les mieux à même d’en rendre compte. Elle peut également avoir pour objectif de conserver la trace des marchés dont l’objet représente un intérêt particulier pour l’histoire ou l’identité de la collectivité ou de l’institution.   

La quatrième partie porte sur l’hybridité des dossiers de marchés publics, car contrairement aux documents de passation, certains documents d’exécution sont encore sous format papier, et dans l’attente d’une complète dématérialisation.  

Enfin, outre une annexe 3 présentant la composition du groupe de travail, le référentiel comporte deux annexes opérationnelles :

• Annexe 1 : Description du macroprocessus des marchés publics, identifiant notamment les documents relatifs à la passation et ceux relatifs à l’exécution ;
• Annexe 2 : Référentiel de conservation, précisant notamment par sous-processus et document la DUA.

Citia,
Conseil en Achat public

Le référentiel